kamis 16/11/06 kemaren adalah kali pertama aku ikut meeting di kantor baru. topik bahasannya adalah kesalahan prosedur.  hadir orang gudang, accounting, finance, purchassing, dan kami (IT dept).

case : terjadi lebih bayar terhadap invoice yg ternyata ada histori retur.

user request barang (PR), purchassing melakukan pembelian (PO), gudang menerima barang, ngecek, dan keluarin LPB. beberapa hari kemudian datang invoice, dan kemudian dibayar oleh finance. belakangan orang gudang baru tahu kalau ternyata barang yg datang tersebut tidak sesuai detil spesifikasi seperti dalam PR. Barang mirip tapi bukan. PO yg diterbitkan memang telah memuat barang yg sama dengan PR namun akibatnya mengabaikan juga detil teknis yg diminta. Dari sini terbit Memo Retur, issued, dan receving barang pengganti. Kesalahan berawal dari ketidaktelitian dalam membaca PR.

karena PO salah maka atas harus diberikan status CANCEL. nah kesulitan timbul karena PO telah berstatus CLOSED alias udah dibayar dan software belum bisa mengantisipasi hal ini.

solusinya, di dalam proses retur harus include proses penerbitan DN, sehingga finance dan accounting tahu bahwa memang ada pergerakan barang keluar. proses ini juga musti tahu kemungkinan timbulnya Tax Retur akibat retur barang kena pajak. dengan penambahan modul ini seluruh status PO bisa diabaikan tanpa merubah histori transaksi. dan proses selanjutnya bisa dijalankan, seperti penarikan kembali uang yang telah dibayarkan berdasarkan DN.

nah kejadian ini menunjukkan belum optimalnya sistem yang telah ada. sistem musti dibarengi dengan kontrol melekat. ada atau tidak ada komputerisasi, sistem musti bisa jalan dengan benar. right?

kekeke, awalnya aku pikir perusahaan segede ini sudah pasti punya sistem prosedur standar yang merupakan rule of game, nyatanya…

Iklan